Bij Mental Care Group lopen we voorop in de vernieuwing van de zorg. Een van de projecten waar we trots op zijn, is de inzet van spraaktechnologie tijdens intakes en behandelingen. Deze tool zet gesproken tekst direct om in een verslag, waardoor behandelaren minder tijd kwijt zijn aan het uitwerken van verslagen. Zo blijft er meer ruimte over voor henzelf, of dat nu in de vorm van een koffiepauze of gewoon even ademhalen is.

Collega Maryam Elenby, projectleider van het project, vertelt hoe deze innovatie bijdraagt aan het werkplezier van haar collega’s.

Waarom hebben jullie gekozen voor een project met spraaktechnologie?

“De druk op de ggz is een gegeven: landelijk zijn er lange wachtlijsten, een tekort aan behandelaren en teams die voortdurend onder druk staan. Daar komt bij dat behandelaren veel tijd kwijt zijn aan administratieve taken, zoals verslaglegging. Vanuit die realiteit hebben we gekeken hoe we hen het beste kunnen ondersteunen. Een van de oplossingen die we daarom zijn gaan onderzoeken, is spraakgestuurd rapporteren.

Vorig jaar zijn we een pilot gestart met zeven behandelaren van Mentaal Beter Volwassenen en twee spraakleveranciers. Het doel was om inzicht te krijgen in de tijdsbesparing en de gebruiksvriendelijkheid van de tool voor behandelaren. Tijdens de pilot hebben we kaart gebracht welke verslagen het vaakst voorkomen en de meeste tijd kosten. Dat bleken intakeverslagen, behandelverslagen en multidisciplinaire overleggen (MDO’s) te zijn."

Wat waren de resultaten van deze pilot?

"Die waren duidelijk positief. Bij intakeverslagen en MDO’s zagen we een forse tijdsbesparing, Behandelverslagen lieten zien dat er met kleine verbeteringen winst te behalen valt. De eerste versie van de tool werd gemiddeld met een 7,5 op gebruiksgemak en meerwaarde beoordeeld en alle deelnemers wilden deze na afloop blijven gebruiken. En dat terwijl het alleen nog maar een pilotversie was!”

Wat merken behandelaren in de praktijk van de tool?

“Het mooie is dat de tool hen niet alleen tijd bespaart, maar ook rust geeft in hun werk. Collega’s vertellen dat ze tijdens sessies meer aandacht voor de cliënt hebben, omdat ze niet continu aantekeningen hoeven te maken.

In veel veranderprojecten zie ik dat veranderingen iets vragen van medewerkers. In dit project valt vooral de grote bereidheid tot veranderen en de snelle acceptatie van de innovatie op. Bij elke publicatie of uiting hierover krijgen we veel reacties van collega's die vragen wanneer zij kunnen starten en die hun enthousiasme uitspreken over het feit dat we dit als Mental Care Group inzetten. Dat vind ik opvallend en het zegt veel over hoe ontvankelijk onze collega’s zijn op dit vlak, en hoe groot de behoefte is om ondersteuning te krijgen bij hun administratieve werk."

Hoe werkt de spraaktool precies?

“Het is geen simpele transcriptie-app, maar een slimme toepassing met vooraf ingestelde en gevalideerde templates. Je kiest bijvoorbeeld voor het template ‘intakeverslag’ en de tool herkent automatisch thema’s die aan de juiste vragen gekoppeld worden.

Als je in één zin iets zegt over agressie én middelengebruik, verdeelt de tool dat netjes over twee onderwerpen. Dat maakt het verslag direct overzichtelijk en scheelt veel werk achteraf, terwijl er altijd ruimte blijft voor de behandelaar om zelf toevoegingen te doen of wijzigingen aan te brengen.”

Dat klinkt erg handig! Hoe gaan jullie verder met dit project?

“De pilot is in april afgerond. Op basis van de positieve resultaten – zowel in tijdsbesparing als in werkbeleving – hebben we besloten de tool gefaseerd uit te rollen, te beginnen bij Mentaal Beter Volwassenen met 100 medewerkers. Aansluitend hebben we een uitgebreide spraaktool leveranciersselectie uitgevoerd, waaruit Verticai als leverancier is gekozen.

Het belangrijkste uitgangspunt blijft: minder administratie, minder werkdruk en meer werkgeluk. De tijd die vrijkomt, kunnen behandelaren naar eigen inzicht inzetten: extra aandacht voor een cliënt, of juist een moment voor zichzelf. Beide opties dragen bij aan betere zorg én meer werkplezier.”

Hoe past dit bij Mental Care Group als werkgever?

“Steeds meer zorgorganisaties onderzoeken de mogelijkheden van AI en spraakgestuurd rapporteren. Binnen de ggz behoren wij echter tot de voorlopers: we hebben al een pilot succesvol afgerond en werken inmiddels met een duidelijk opschalingsplan voor al onze labels.

Onze missie is helder: ‘Als krachtige eenheid ontwikkelen en vernieuwen wij de mentale gezondheidszorg van de toekomst. We richten ons op het verminderen van psychische klachten en het versterken van veerkracht met oplossingen die echt verschil maken.’

Voor onze collega’s betekent dat: je werkt bij een organisatie die investeert in jouw werkplezier, die jouw werk slimmer en lichter maakt, en die je de kans geeft om mee te bouwen aan de zorg van de toekomst.”